Quando le persone sentono "certificazione ISO 9001", spesso immaginano pile di documenti, procedure complesse e incubi burocratici.Questa percezione non potrebbe essere più lontana dalla verità, specialmente dopo la revisione del 2015 dello standard.
ISO 9001: Non è come pensi
Lo standard ISO 9001:2015 rappresenta un cambiamento significativo rispetto alle versioni precedenti, allontanandosi da requisiti di documentazione rigidi verso una documentazione più flessibile,approccio pratico ai sistemi di gestione della qualitàIl principio chiave è semplice: documentare ciò che è necessario per supportare operazioni efficaci e miglioramenti continui, non creare la documentazione per la documentazione.
Perché la documentazione è ancora importante
Sebbene i requisiti di documentazione siano diventati più semplificati, rimangono essenziali per quattro scopi critici:
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Comunicazione informativa:La documentazione garantisce la coerenza tra i team e con i partner esterni, evitando malintesi su processi, responsabilità e standard.
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Prova di conformità:I registri dimostrano che i prodotti, i servizi e i processi soddisfano i requisiti stabiliti, rafforzando la fiducia dei clienti e dei regolatori.
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Preservazione della conoscenza:Le procedure e le migliori pratiche documentate impediscono la perdita di conoscenze quando i dipendenti lasciano il lavoro e consentono un'integrazione efficiente.
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Trasferimento di esperienza:Le specifiche tecniche e la documentazione dei processi consentono alle organizzazioni di basarsi sui successi passati nello sviluppo di nuovi prodotti o servizi.
Due tipi di informazioni documentate
ISO 9001:2015 distingue tra:
Documentazione mantenuta
Questi sono documenti viventi che descrivono come le attività o i processi dovrebbero essere eseguiti (precedentemente chiamati "procedure documentate").
- Politiche e obiettivi in materia di qualità
- Descrizioni dei processi
- Istruzioni di lavoro
Documentazione conservata
Si tratta di registri che forniscono prove delle attività svolte (precedentemente chiamate "registri").
- Rapporti di ispezione
- Documenti di formazione
- Processo verbale delle riunioni
- Certificati di taratura
Controllo efficace dei documenti
Il controllo dei documenti moderni non richiede montagne di carta. Le organizzazioni possono utilizzare formati digitali (fogli di calcolo, video, immagini, ecc.) purché implementino meccanismi di controllo adeguati tra cui:
- Procedure di controllo dei documenti chiare
- Sistemi di gestione dei documenti sicuri
- Formazione del personale sui requisiti di documentazione
- Controlli regolari dei documenti
Documentazione obbligatoria ai sensi della norma ISO 9001:2015
Documentazione mantenuta
- Ambito del sistema di gestione della qualità
- Politica della qualità
- Obiettivi di qualità
- Criteri di valutazione del fornitore
Documentazione conservata
- Registrazioni di taratura delle apparecchiature
- Documenti di qualifica del personale
- Recensioni dei requisiti di prodotto/servizio
- Documenti di progettazione e sviluppo
- Registrazione della produzione/fornitura di servizi
- Relazioni di non conformità
- Documenti relativi all'audit interno e alla revisione della gestione
Documentazione raccomandata (ma facoltativa)
Sebbene non siano obbligatori, questi documenti possono migliorare la gestione della qualità:
- Procedure di valutazione del rischio
- Programmi di sviluppo delle competenze
- Procedure di manutenzione delle apparecchiature
- Processi di monitoraggio della soddisfazione del cliente
Conclusioni
La certificazione ISO 9001 si concentra sulla costruzione di sistemi di gestione della qualità efficaci, non sulla creazione di documenti inutili.Comprendere l'approccio flessibile della norma alla documentazione e attuare controlli appropriati, le organizzazioni possono ottenere la certificazione migliorando le loro operazioni.
